8 pasos para implementar un sistema de calidad

En cualquier sector e industria la calidad es principal para brindar el servicio que el consumidor merece, para eso existen sistemas de gestión de la calidad como el ISO 9001 que permiten organizar la producción y gestión en las empresas.

Se escoge este requerimiento porque más de un millón de organizaciones a nivel mundial ya han obtenido certificaciones, emprendiendo un camino de implementación.

Las normatividades permiten a las empresas ser honestas y a los consumidores tener confianza en las empresas que se consumen, es por eso que de acuerdo al requerimiento de ISO 9001 de la Escuela Europea de Excelencia estos son 8 pasos claves.

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1.- Dar a conocer la norma y el proyecto

Es un paso obligatorio para comenzar el funcionamiento, que se debe conocer la norma de ISO 9001:2015, para comprender los aspectos esenciales de forma efectiva a todos los niveles, en especial la alta dirección.

A través de un curso de Análisis e Interpretación de la ISO 9001, las empresas pueden agilizar este paso, para comunicar los objetivos, de los beneficios que se espera obtener, del alcance y de las partes interesadas.

2.- Planificar la tarea

Determinar recursos humanos, financieros y tecnológicos es parte importante en esta etapa de planificación, también realizar un análisis de brechas para determinar la dimensión del trabajo.

Gracias a esto es posible diseñar un plan de trabajo en el que se establecen los tiempos y actividades, la transformación digital será un aliado eficiente para las organizaciones que hayan emprendido este camino para agilizar y optimizar procesos y procedimientos.

3.- Solucionar necesidades de capacitación y formación

De acuerdo a la norma ISO 9002:2015 del Sistema de Gestión de la Calidad, llevará a trabajar con un modelo de prueba y error, especialmente los que asumirán funciones claves dentro del sistema.

Es preciso contar con trabajadores que tengan la capacidad para auditar el sistema de forma profesional, proponer acciones correctivas, hacer seguimiento y promover la mejora continua del sistema y la empresa.

4.- Preparar los documentos

Realizados todos los anteriores pasos, es una parte muy importante tener los documentos en orden en el caso de un SGC, los cuales son:

• Política de calidad
• Objetivos de calidad
• Alcance del sistema
• Contexto de la organización
• Partes interesadas y sus necesidades y expectativas
• Procedimientos e instrucciones de trabajo
• Todos los documentos y registros solicitados en cada uno de los requisitos de ISO 9001:2015

Implementar el sistema en la práctica

A partir de este paso se produce la implementación con algunas organizaciones, funciona bien cuando se implementa en la misma medida que se produce la documentación.

Mientras que otros profesionales prefieren preparar toda la documentación y una vez lista ponerla en práctica, es posible que sea preciso dar vueltas atrás y corregir, la forma correcta de verificar es a través de una auditoría interna.

6.- Auditar el sistema

La auditoría interna es la herramienta más eficaz para asegurar que todo marcha bien y que el sistema es sostenible, además promueve la mejora continua.

Se puede apoyar de consultores externos, la recomendación es contar con profesionales formados para realizar este tipo de evaluación, para tener la ventaja de realizar auditorías inmediatas.

7.- Corregir, revisar y volver a auditar

La mayoría de las veces la primera auditoría indica que la organización no está lista para afrontar la certificación, por eso se toman las acciones correctivas y la verificación de su eficacia, para cumplir con todo en orden.

Cuantas más auditorías internas se realizan, es más probable que se obtenga la certificación en norma sin problemas.

8.- Solicitar la auditoría de certificación

Existen pocos organismos que pueden realizar la certificación, conocer el sistema en que trabaja cada uno y continuar con el proceso de implementación de Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2015.

Si la auditoría no se cumple, no es necesario regresar hasta el principio, pero sí revisar que sucede en un término de tres meses para solicitar una nueva certificación.

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