3 señales clave que alertan la necesidad de automatización de procesos

La automatización de procesos se ha convertido en algo casi obligatorio para que las empresas tengan oportunidad de desarrollarse y mantenerse competitivas.

Después de todo, el uso de tecnologías modernas y avanzadas pueden:

• Evitar errores en la operación
• Optimizar actividades
• Promover la reducción de costos

Con lo cual mejoran el flujo de trabajo de una empresa, que se traduce a tres palabras clave:

• Eficiencia
• Calidad
• Productividad

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Propósito de la automatización de procesos

El principal objetivo de la automatización de procesos es mejorar el progreso del flujo de trabajo en una organización.

Con la automatización, es posible reducir costos, tiempo, desperdicio, aumentar la productividad, minimizar fallas y controlar, en tiempo real, todos los procesos comerciales.

Se puede delegar las actividades manuales por automatizadas o utilizar software y sistemas para respaldar diferentes actividades.

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Tres claves para implementar la automatización de procesos

De acuerdo con Damián Malfatti, director de TOTVS México, hay tres señales que alertan que ya es hora de actuar y avanzar en la automatización de procesos.

1.El rendimiento y productividad de tu equipo y operación es baja

La burocracia y la falta de información en el momento apropiado comprometen la productividad de todo el equipo en relación con los objetivos establecidos.

Lo cual se traduce en resultados por debajo de la meta, lo que pueden afectar los números globales de la empresa. Como indicadores de venta y satisfacción del cliente, o hasta la relación con todas las partes interesadas.

En cambio, si se opta por automatizar estos procesos, facilitan el flujo de información y así permitir que el equipo de trabajo se concentre en la estrategia y no en tareas operativas que les quita tiempo valioso de su jornada.

2. La sobrecarga en el flujo de trabajo

Malfatti señala que el fácil y rápido acceso a la información dentro de una empresa es un punto extremamente importante.

Si aún persisten las prácticas de una hoja de cálculo para cada proceso significa que difícilmente se pueda tener un panorama completo con todo el procesamiento de datos.

Lo que puede ser una carga operativa exhaustiva, limitada, lenta y con bastante espacio para errores manuales que atrasan todo el flujo.

Un sistema de gestión capaz de automatizar, centralizar y organizar toda la información de la organización, donde el todo el equipo pueden acceder, editar y actualizar esta data.

Esto garantiza que todos trabajen alineados en la misma versión, con coherencia y seguridad, velando por la estrategia y calidad a lo largo de toda la gestión.

3. ¿Toma de decisiones inteligentes o de suerte?

La evolución de migrar procesos manuales a automáticos tiene la misión de hacer que toda la organización trabaje alineada con la estrategia trazada, enfocada en tener resultados de calidad.

Si en un mercado totalmente data-driven, el equipo toma decisiones basadas en la intuición, con toda seguridad se está perdiendo una ventaja competitiva porque los resultados no tendrán ningún respaldo concreto.

Llevando más inteligencia a los negocios, es posible extraer datos y gráficos para un análisis más profundo y certero que mitigan los riesgos.

El directivo de TOTVS México concluye que el uso de un ERP especializado es el soporte ideal para optimizar los procesos, sobre todo, aquellos que son rutinarios y repetitivos. Estos dos últimos adjetivos son las principales variables para identificar que ya es hora de transformarse digitalmente.

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